Interview: Business-Events in digitalen Zeiten

Vertriebstagung, Mitarbeiterweihnachtsfeier, Kundenevent, Pressekonferenz: Die Liste an Events, die ein Unternehmen im Laufe eines Jahres ausrichtet, ist lang. Warum sind Business-Veranstaltungen auch in einer zunehmend digitalisierten Welt für Unternehmen so wichtig?
Menschen wollen mit Menschen reden. Sie wollen sich austauschen und etwas gemeinsam erleben. Dieser Wunsch wird durch die zunehmend digitalisierte Welt noch verstärkt. Events jeglicher Art wird es aus meiner Sicht immer geben. Auch Business-Veranstaltungen werden daher immer wichtiger. Entscheider erreiche ich auf digitalem Wege nicht mehr so gut wie noch vor einigen Jahren. Die Reizüberflutung gerade im eigenen E-Mail-Postfach ist einfach enorm. Potenzial für digitale Nachrichten im B2B-Bereich sehe ich da noch in den Messenger-Kanälen.

Du bezeichnest dich selbst als Eventprofi mit einer Leidenschaft für Digitalisierung. Inwiefern profitiert die Event-Branche von der Digitalisierung und welche digitalen Tool setzt du selbst ein?

Digitale Tools erleichtern Prozesse enorm. Dank eines Tools können Prozesse schneller und fehlerfrei ablaufen. Denk nur einmal an das Abtippen von gefaxten Anmeldeformularen in die eigene Excel-Tabelle. Fehler schleichen sich schnell ein. Außerdem fehlen häufig relevante Angaben und Unterschriften. Bis du eine Anmeldung also als erledigt betrachten kannst, vergeht mitunter richtig viel Zeit. Manchmal Tage oder sogar Wochen. Das ist nur ein Beispiel für ein digitales Tool in der Eventbranche.

Ich bin außerdem ein Fan von Instant-Booking, also dem in Echtzeit buchen eines Dienstleisters. Egal ob Location, Redner, Künstler oder Caterer. Das erspart mir viele Anfragen an info@-Adressen, Nachhaken, Terminjonglierereien, manuelles Vergleichen der Angebote und vieles mehr. Was ich privat von Anbietern wie hrs & Co. kenne, möchte ich auch beruflich umsetzen können.  
Tools, die ich selbst nutze oder schon genutzt habe, sind zum Beispiel:
·         Event-Software, also eine Online-Teilnehmermanagementsoftware verschiedener Anbieter
·         Kollaborationstools wie zum Beispiel Basecamp, Podio oder Evernote
·         Event-App, zum Beispiel die von EventMobi
·         Social-Media-Tools wie Buffer oder eben die Apps für die Sozialen Medien wie Facebook, Twitter, XING, LinkedIn, Instagram
·         Foto- und Video-Tools wie Snapseed, Layout, Boomerang, Quik, WeTransfer
·         Votingtools wie sli.do
·         Umfrage- bzw. Evaluationstools wie Limesurvey
·         Newslettertools, für den Blog zum Beispiel MailChimp
·         Blogging-Tools wie WordPress und zahlreiche Plugins dafür
Manche von denen nutze ich beruflich, andere für meinen Blog und wiederum andere ausschließlich privat, zum Beispiel Wunderlist oder mobile Banking-Apps.

Was hältst du von analogen Einladungen in Form von Postkarten?
Wenn analoge Einladungen richtig gut gemacht sind, finde ich diese klasse. Allerdings steht und fällt meine Einschätzung wirklich mit der Optik der Einladung. Hat sich jemand wirklich um ein ansprechendes Layout und um gute Texte bemüht, kann man mich damit auch begeistern. Solche Beispiele hebe ich mir sogar gern auf.   

Als Event-Profi kannst du sicherlich ein paar Tipps für die Einladungen zu Business-Events geben. Wie lange im Voraus sollte man zu einem Business-Event einladen? Macht es dabei einen Unterschied, ob beispielsweise zu einer Messe oder zu einem Kundenevent in kleinem Kreis geladen wird?
Die Anzahl der Veranstaltungen, die man besuchen kann, nimmt stetig zu. Auch deshalb und wegen der gut gefüllten „Auftragsbücher“ in der Wirtschaft, haben die meisten von uns wenig freie Zeit für den Besuch eines Events. Daher bin ich ein Fan von frühzeitigen Einladungen. Aus meiner Sicht kann es gar kein zu früh geben. Plane ich eine jährlich stattfindende  Veranstaltung, kann ich bereits am Ende der diesjährigen auf die nächste hinweisen. Gern auch mit einem Rabatt für Wiederbucher.
Und na klar, je kleiner die Veranstaltung, desto kurzfristiger ist es noch in Ordnung. Ich weiß auch, dass Teilnehmer immer kurzfristiger buchen. Das ist bei meinen Veranstaltungen genauso. Dennoch würde ich als Veranstalter einen Save-the-Date so früh wie nur irgendwie möglich versenden. Als Teilnehmer erwarte ich dies wiederum ebenso. Ganz konkret: Oft plane ich als Besucher die großen Veranstaltungen für ein Jahr bereits am Endes des Vorjahres. Wer mich erst 2 Monate vor seiner Veranstaltung anschreibt, hat dann leider  Pech.

Besteht der Einladungsprozess aus mehreren Schritten? Ist es sinnvoll, erst ein Save the Daten, dann die Einladung, im Anschluss diverse Erinnerungsmails und kurz vor der Veranstaltung noch ein Follow Up zu verschicken?

Unbedingt! Wie eben schon beschrieben, buchen viele zwar ihre Veranstaltungen kurzfristiger, doch die Entscheidungsphase beginnt viel eher. Will ich als Branchenevent fest im Kalender meiner Besucher eingetragen sein, ist ein Save-the-Date ein Jahr im Voraus sehr sinnvoll. Füllt sich mein Event-Programm, habe ich einen konkreten Anlass für weitere Einladungen und Erinnerungen. Kurzfristige Erinnerungen an die bereits angemeldeten Teilnehmer verringern übrigens die No-Show-Raten meiner Veranstaltung. Ich habe gute Erfahrungen mit monatlichen Newslettern beginnend ab ein Jahr vor der Konferenz gemacht. Damit es kein Spam-Mail wird, braucht es natürlich noch zusätzlich spannenden Inhalt.  

Bei Einladungen im Privatleben spielt die bildliche Ebene eine wichtige Rolle. Wie ist das bei Business-Events: Wie wichtig sind Bilder auf Einladungskarten?

Wir sind immer Menschen. Egal ob privat oder beruflich. Bilder sind so enorm wichtig – gute Bilder noch mehr. Ich sehe so viel wirklich schlechte Fotos. Vielleicht liegt das an meinem hohen Anspruch als Hobbyfotografin ;)

Jeder, der Wert auf sein eigenes Äußeres legt und sein Smartphone oder Auto auch aufgrund der Optik kauft, wird wohl ebenfalls ein gutes Bild zu schätzen wissen.  

Was darf ich beim Text auf der Einladung auf gar keinen Fall vergessen?

Die Basics. Es klingt banal, scheint es aber nicht zu sein:

Name der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort, Anreisehinweis, Preis, Kontaktdaten.
Diese müssen alle selbsterklärend sein, also auch für Einsteiger oder Ortsunkundige. Bei den Kontaktdaten sind verschiedene Kanäle angebracht. Manch einer möchte einfach telefonieren, der andere wiederum über die Sozialen Kanäle Kontakt aufnehmen. Ich habe berufliche Kontakte, die reagieren nur noch auf Whatsapp-Nachrichten.  

Oft ist es gar nicht so einfach, die Gäste zur Teilnahme am eigenen Event zu bewegen, denn je nach Branche gibt es im Laufe eines Jahres unzählige Business-Veranstaltungen, die man besuchen könnte. Wie sorge ich als Event-Veranstalter dafür, dass die geladenen Gäste auch wirklich zusagen?

Eine Gretchen-Frage, die sich sicherlich alle Veranstalter stellen. Zu der wirklich frühen Termininfo kommt hinzu: Ein spannendes Programm mit interessanten Rednern, viel Networking-Gelegenheiten und Interaktionsmöglichkeiten. Was dein Teilnehmer als spannend empfindet, ist natürlich sehr unterschiedlich. Außerdem: Halte, was du versprichst. Kündigst du ein Workshop an, muss dann auch wirklich gearbeitet werden. Lädst du zu einer Veranstaltung zu E-Payment ein, brauchst du ein digitales Anmeldetool – alles andere wirkt unstimmig. Willst du über New Work und Digitalisierung sprechen, brauchst du eine ansprechende Location und natürlich interaktive Eventformate. Jagt bei solchen Themen  eine Keynote die nächste, bin ich schon nicht mehr interessiert. Und noch schlimmer: Als authentischen Veranstalter nehme ich dich nicht mehr wahr.   
 
Als Event-Profi wirst du sicherlich zu vielen Veranstaltungen eingeladen. Wie entscheidest du, an welchen Events du teilnimmst und haben die jeweiligen Einladungen darauf einen Einfluss?
Das ist ein Mix aus verschiedenen Punkten. Zum einen wäre da der eigene Terminkalender, zum anderen das angekündigte Thema und das Eventformat. Ganz bewusst besuche ich auch kleinere Veranstaltungen, weil ich dort einfach besser networken kann. Natürlich spielt auch die Anreisezeit eine Rolle und wer sich bereits angemeldet hat. Eine ansprechend gestaltete Einladung ist also nur das i-Tüpfelchen. Ist die allerdings „missraten“, kann sie auch das Gegenteil bewirken.  

Über die Interviewpartnerin

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!